Die Planung einer Hochzeit ist eine aufregende und emotionale Zeit, die aber auch stressig und überwältigend sein. Bei so vielen zu berücksichtigenden Details und zu treffenden Entscheidungen können leicht Fehlentscheidungen getroffen werden, die sich auf Euren Hochzeitstag und das Gesamterlebnis auswirken können.
In diesem Blog werfen wir einen Blick auf elf Punkte, die bei der Planung einer Hochzeit oft vergessen werden. Somit könnt Ihr sicherstellen, dass Euer Tag so besonderes wird, wie Ihr es Euch erträumt habt. Von People-Pleasing bis zum Mitternachtssnack findet Ihr die ein oder andere Anekdote, die wir als Hochzeitsmusiker bei der Begleitung von Paaren erlebt und durchgemacht haben. Ganz gleich, ob Ihr gerade erst mit der Planung Eurer Hochzeit beginnt oder schon mittendrin seid. Liest weiter, um zu erfahren, welche Impulse wir Euch aus unserer Erfahrung als Hochzeitsdienstleister mitgeben können.
Es ist verständlich, dass Ihr den wohl schönsten und spannendsten Tag Eures Lebens so lange wie es geht zu strecken versucht. Hierbei solltet Ihr aber bedenken, dass – analog zu einem Film – auch ein feierlicher Tag einen Spannungsbogen besitzt, der zudem maßgeblich von der Energie und dem Enthusiasmus Eurer Gäste mitbestimmt wird. So ist es für die Mehrheit Eurer Gesellschaft sicher zu anstrengend, um 12:00 zur standesamtlichen Trauung auf der Matte zu stehen, um dann bis nachts um 04:00 Party zu machen.
Unserer Erfahrung nach hält die Energie auf einer Hochzeit ca. zwölf Stunden, bevor die Gäste – und ihr selbst – ermüden oder auch der Alkohol irgendwann sein Bestes tut. Wer seine Hochzeit um 15:00 Uhr mit der Trauung beginnt, kann davon ausgehen, dass die Gäste bist 03:00 Uhr nachts Party-Energie im Tank haben. Sollte Euch Party besonders wichtig sein, solltet ihr in Betracht ziehen, später anzufangen, um die Partylaune Eurer Gäste vollständig auszuschöpfen.
Liassez-Faire ist super. Im Alltag. Auf Hochzeiten macht der Zeiten-Liberalismus nur begrenzt Sinn. Warum ist das so? In Fehler 1 haben wir vom Spannungsbogen gesprochen. Dieser sollte stets aufrechterhalten werden, um auch das Energie-Level Eurer Gäste positiv zu halten. Stellt Euch vor, ein wichtiger Programmpunkt wird durch stille Post kommuniziert. Wie lange wird es dauern, bis alle Gäste am gewünschten Treffpunkt anwesend sind? Wahrscheinlich bekommt es ein Großteil der Gäste nicht mal mit, der Programmpunkt verzögert sich, Lethargie macht sich breit, Stimmung muss erst wieder aufkommen. Dem könnt ihr mit einem offen kommunizierten Zeitplan entgegenwirken. Dieser muss natürlich nicht akribisch eingehalten werden, aber ein „18:00 Uhr – gemeinsames Platznehmen zu Tisch“, wird einen positiven Effekt auf den Ablauf und somit auch auf die Stimmung haben.
Pro-Tipp: Eine Hochzeitswebsite – beispielsweise bei zankyou.de oder weddybird.com – auf der Ihr eine FAQ und einen detaillierten Zeitplan abbildet, eignet sich perfekt, um die Gäste im Vorfeld zu impfen und einige zeitfressende Rückfragen am Tag Eurer Hochzeit via WhatsApp („Wann müssen wir nochmal wo…?“) zu vermeiden. Es wird sich nicht jeder daran halten, aber der Workload reduziert sich um gefühlte 80%.
Eine Party lebt vom Flow. Eure jeweiligen Dienstleister, sei es eine Band oder ein DJ, tun alles, um die Crowd anzuheizen und die Stimmung am Gipfel zu halten. Eine Unterbrechung mit Spielen ist für die Party wie Treibsand. Man kommt aus dieser Grube nur schwer wieder heraus, und meist können Eure Musiker tun und lassen, was sie mögen, sie werden es schwer haben, die Party wieder auf dasselbe Eskalationsniveau wie vor der Unterbrechung zu bringen. Aus diesem Grund solltet Ihr dafür sorgen, dass alle Programmpunkte vor der Party abgearbeitet sind, Euer Hochzeitstanz den Dancefloor eröffnet und sich niemand trauen sollte, diesen Flow zu unterbrechen.
Eine Hochzeit zu organisieren ist viel Arbeit, von welcher der Löwenanteil Euch in Eure Verantwortung übergeht. Viel Arbeit lässt sich aber auf Eure Trauzeugen*innen auslagern, die nicht nur eine integrale Rolle in den Vorbereitungen der Hochzeit, in der Planung und Durchführung des JGA oder als taugliche Anpacker am Tag der Hochzeit spielen, sondern sich auch um Spiele oder Gruppen-Aktivitäten/Überraschungen (Video/Basteleien etc.) zur Hochzeit kümmern.
Natürlich ist bei der Wahl der Trauzeugen eine emotionale Komponente nachvollziehbar; aber eine Pragmatische mindestens genauso wichtig. Die beste Freundin mit einer Historie katastrophaler Ausflugsziele bzw. chronischer Verpeiltheit oder den besten Freund, der nicht mal die Band, den DJ oder die Veranstaltungslocation anschreibt, ob Technik für ein geplantes Video vor Ort ist, ist/war vielleicht nicht die beste Wahl, um Euren Day One noch besser zu machen. Ein kleines Beispiel: Vor kurzem kam ein Trauzeuge zu uns, und fragte, ob wir ein HDMI-Kabel hätten, um den Beamer mit dem Notebook zu verbinden.
Da wir uns als Dienstleister verstehen und mit solchen Planungschaoten rechnen, haben wir nicht nur HDMI sondern auch DVI und VGA-Kabel in der Kiste. Mit ähnlichen Moves haben wir nicht nur eine Hochzeitsüberraschung gerettet. Macht Euren Trauzeugen bewusst, welche Verantwortung auf ihnen lastet und was Ihr Euch von Ihnen in der Hochzeitsplanung erwartet. Manche machen das wirklich gut, andere auch, benötigen nur einen kleinen Impuls. Schickt Euren Trauzeugen doch mal ganz dezent unseren Blog „Do your f*cking Job: Deine Aufgaben als Trauzeuge*in“. Damit können einige Naturkatastrophen verhindert werden. Garantiert.
Natürlich möchtet Ihr, dass sich Eure Gäste noch jahrelang an Eure Party erinnern. Deswegen lest Ihr ja gerade diesen Blog. Ein großartiges Erlebnis steht und fällt aber nicht mit den Bedürfnissen Eurer Freunde, Verwandten oder Trauzeugen*innen. An aller erster Stelle stehen Eure Wünsche. Es ist sehr gut möglich, dass ihr keine Gin-Bar mit 13 verschiedenen Gin-Sorten benötigt, nur damit sich drei Gin-Hipster feinste Tannennadel-Aromen im Schwarzwald-Gin zusammenlügen. Sicher sollte für Vegetarier eine Abendessen-Option dabei sein und vielleicht auch der ein oder andere Longdrink. Aber braucht es wirklich die gesamte Cocktail- oder Snackbar? Wahrscheinlich nicht.
Mitternachtssnack ist nett, aber niemand braucht ihn. Zum einen wird die Party dadurch unterbrochen, was schon häufig das Ende jener eingeläutet hat. Aus dem Mitternachtssnack-Tief, bevor die Party meist einige Stunden später sowieso vorbei ist, erholt sich so gut wie kein Gast und auch kein DJ-Set. Weiterhin ist der Snack oftmals kalt, sieht in seinen Chafing Dishes nur die ersten 5 Sekunden schön aus – nach 10 Minuten ist das Essen einfach nur noch zerfleddert – und fristet bis zum Landen im Mülleimer auch genau dieses lauwarm-ästhetische Dasein. Von der Käseplatte bleiben 80% übrig, die Currywurst ist schnell kalt und auf die Etikette achtet auch niemand mehr. Glaubt uns: Mitternachtssnack ist nett, aber niemand braucht ihn.
So langsam werden die Punkte zu richtigen Statements. Hier geht es um die Frage „Buffet oder Menü“. Unserer Erfahrung nach eignet sich ein Menü für die Konservierung einer guten Stimmung deutlich besser als ein Buffet. Bei letzterem stehen stets 30% des Tisches als menschliche Raupe-Nimmersatt an den Warmhalteplatten. Das Resultat sind Tische voller Zahnlücken und abgerissene Gespräche. Weiterhin lädt das Buffet ein, es auch vollends auszukosten. Ein bis zum Anschlag gefüllter Bauch kann nicht feiern. Das Blut, was in den Waden benötigt wird, fließt in den Magen und bleibt dort erst mal, bis auch das letzte Stück Ripeye oder Teufelsfisch zersetzt ist. Da helfen auch keine Magenschnäpse, auch wenn die schlesische Verwandtschaft da anderer Meinung ist.
Ja, man möchte auf Nummer sicher gehen, aber ehrlicherweise ist Euer DJ keine gottgleiche Kreatur, Euer Fotograf wahrscheinlich nicht Peter Lindbergh und auch Euer Caterer kocht nur mit Wasser (hoffentlich). Die Preise, die manche Business-Kollegen aufrufen, sind, gelinde gesagt, an der Grenze der ethischen Vertretbarkeit. Nur weil jemand die erste Runde von The Voice überstanden hat und Boho-Style-Fotos (mehr dazu hier) auf seinem Insta-Channel hat, ist er/sie für zwei Stunden Live-Musik keine 4000€ wert. Solche Angebote haben wir mit eigenen Augen gesehen. Ihr vielleicht auch schon. Natürlich hat Qualität seinen Preis, und der ein oder andere DJ besitzt eben ein besseres Gefühl für den Dancefloor als der Nächste. Sicher muss alles fair bleiben, aber jeden Preis würden wir auch nur für die absoluten Ausnahmen (für uns zum Beispiel 😬) bezahlen.
Manche Hochzeitsgesellschaften sind in diesem Punkt mit uns nicht d’accord, und sicherlich gibt es hier Ausnahmen. Unserer Erfahrung nach verlieren Brautpaare ab 100 Gästen schnell den Überblick. Zur Verdeutlichung: Stellt Euch vor, ihr würdet mit zwei Drittel Eurer 100 Gäste nur drei Minuten Smalltalk halten – auch wenn ihr das vielleicht nicht wollt, Eure Gäste werden Euch keine Wahl lassen. Das wären 3 Stunden und 20 Minuten Eures gesamten Hochzeitstags. 3 Stunden und 20 Minuten nur Plaudern.
Dazwischen muss noch getraut, gegessen, gefotografiert, getrunkten, gepielt, geredet (etc.) werden. Das ruft a) nach einem Zeitplan und b) nach einer Verdichtung der Hochzeitsgesellschaft. Ihr seid beispielsweise nicht verpflichtet, ein Brautpaar einzuladen, das Euch vor der Pandemie auf deren Hochzeit eingeladen hat und was ihr auch vor der Pandemie zum letzten Mal gesehen habt. Auch unbekannte Partner von Freunden*innen müssen nicht zwingend auf der Gästeliste stehen.
Auch seid ihr absolut keine Unmenschen, und das wollen wir an dieser Stelle ganz ausdrücklich sagen, wenn ihr eine Adults-Only Hochzeit (Mit Ausnahme von Neffen und Nichten des Brautpaars und Säuglingen) veranstaltet. Das ist völlig legitim und völlig Eure Entscheidung. Erstens hat ein 8-Jähriger wenig von Eurer Feier und zweitens verschwinden meist beide Eltern schon vor 23:00 Uhr, weil Ludwig und Emma nicht im Kofferraum schlafen können und es nach Hause ja nur 230 Kilometer sind, die Papa spaßbefreit wegrocken darf. Enkel haben meist Großeltern, die sich gerne kümmern. Auch von enger Verwandtschaft. Sicherlich gibt es Betreuungsnotfälle oder -Engpässe. Aber die sollten bleiben, was sie sind: Ausnahmen.
Es ist wie bei Restaurants: In der Stadt sind die Pacht und Miete hoch, die Nachfrage nach Essen stark und dementsprechend gesalzen sind die Preise. Auch brüsten sich mehrere Dienstleister mit ihrem Städte-Namedropping, ähnlich wie Insta-Influencer, die mit Dubai, LA und London in ihren Bios glänzen wollen. Oftmals kommen die Kollegen gar nicht aus der City, sondern geben nur Hamburg an, obwohl sie eigentlich in einem Buxdehuder Vorort wohnen. Einfach nicht blenden lassen. Generell nicht. Vor allem nicht durch die bereits genannten Boho-Insta-Fotos und den Carmushka Creamy Filter.
In den Outer-Rims von Städten und Gemeinden existieren viele Dienstleister, die vielleicht das Insta-Game noch nicht so ganz, hingegen aber ihr Handwerk vollends verstanden haben. Floristen, Caterer, Dekorateure… vieles wird im ländlichen Umkreis signifikant günstiger, ohne an Qualität oder Exquisite zu mangeln. Traut Euch, nachzufragen und persönlich vorbeizufahren. Eure Hochzeitsplanung darf auch zu mehreren kleinen Events gemacht werden. Und das bedeutet auch, Menschen und Eure Umgebung kennen zu lernen. Macht Euch jeweils einfach einen schönen Tag aus den Terminen.
Es klingt wie ein abgedroschener Spruch aus dem Glückskeks, aber ungeplante Dinge werden passieren. Euch. Euren Gästen. Euren Dienstleistern. That is life. Der Tag ist nicht ruiniert, weil es entgegen aller Wahrscheinlichkeitsrechnung und Konfidenzintervalle Ende Juli den halben Tag regnet. Auch muss sich niemand ärgern, weil das Steak sehnig ist oder das Porzellan nicht dieselbe Maserung hat wie auf Pinterest. Niemandem werden kleine Mängel in den Details auffallen. Hinter den Kulissen geht es sowieso drunter und drüber. Da ist der Lillet nicht kalt, das stille Mineralwasser fehlt, und die Band bekommt 10 Minuten vor der Überraschung des Trauzeugen von ihm gesagt, dass er ein HDMI-Kabel benötigt. Der Tag wird trotzdem großartig. Einfach, weil es Euer Tag ist, an den Ihr Euch Euer ganzes Leben lang erinnern werdet.
Etwas Grundgelassenheit sorgt dafür, dass ihr die 2%, die nicht so laufen wie geplant, retrospektive ausblenden werdet. Es wäre schade, wenn 98% Perfektion durch jene 2% überschattet werden würden, oder? Außerdem habt Ihr in Fehler 4 gelernt, es auch nicht allen recht machen zu müssen. (Übrigens werden die 2% von fähigen Trauzeugen oftmals weg geblockt. Mehr dazu hier.
Das waren 11 Fehler, die Ihr bei Eurer Hochzeit vermeiden solltet. Der größte Fehler ist jedoch, zum Sektempfang keine sympathische Band zu buchen, die die Zeit vor dem Essen und der Party dezent musikalisch auflockert. Dafür haben wir aber eine Lösung. Fragt uns einfach an.
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